電話対応の仕方

電話対応の仕方

静かな場所でかけよう

自分の周囲がうるさいことで、相手の声が聞き取れなかったり、逆に相手側にも自分の声が聞き取りにくかったりなどということがないようにしよう。

時間帯には十分注意をしよう

電話をかける際は、休日明けで慌しい月曜日の午前中、平日(月~金)の昼休み中などは避け、平日、火~金曜日の10時~16時頃がよい。 ただし、いつ電話をかけても気遣いとして、「ただいまよろしいでしょうか?」の一言は必ず言うようにしよう。

ハキハキと話そう

姿が見えなくても、姿勢や表情は相手に伝わる。相手が目の前にいるつもりで姿勢を正して、笑顔でハキハキと話すとよい。

メモを取ろう

電話は、音声でのコミュニケーションなので証拠が残らない。聞き間違いなどのないようにメモを取り、要点の復唱確認を行おう。

内容はあらかじめまとめておこう

電話は、「電話料金」と「相手の時間」を使う。簡潔に伝えるために、かける前に要点、自分が話す手順、ポイントなどをしっかりと準備しておこう。

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